С целью избегания начисления штрафных санкций за невыполнение условий договора, обеспечения оперативного обмена информацией между заказчиком и исполнителем целесообразно использовать график передачи документов и отчетности перед заказчиком.
График передачи документов и отчетов может содержать следующие сведения:
1. Графы для утверждения исполнителем и заказчиком, подписи и дата утверждения.
2. Название переданных документов.
3. Период, за который составлены документы.
4. Ответственное лицо за составление документов.
5. Дата передачи документов в соответствии с условиями договора.
6. Фактическая дата передачи документов.
7. Причины отклонений.
Данный график целесообразно составлять исполнителем в двух экземплярах и согласовывать его с заказчиком. После этого один экземпляр выдается заказчику, а другой остается у исполнителя. Использование данного документа в практической деятельности исполнителя позволит осуществлять контроль своевременности предоставления услуг и причин отклонений.
Вместе с тем, если в договоре предусмотрено, что размер оплаты заказанных и предоставленных услуг увеличивается пропорционально официально определенному индексу инфляции, целесообразно предусмотреть в Акте приема-передачи оказанных услуг по аутсорсингу графы для расчета стоимости услуг с учетом индекса инфляции.
Использование данного документа обеспечит совершенствование процесса предоставления услуг по аутсорсингу, позволит анализировать и контролировать объем предоставляемых услуг, порядок их оплаты, позволит участникам договорного процесса принимать решения с учетом особенностей выполнения условий договора.
Разработка накопительных и отчетных документов будет выступать подтверждением факта оказания услуг по аутсорсингу на должном уровне и отсутствия взаимных претензий у исполнителя и заказчика друг к другу по поводу результатов оказанных услуг. Документация является средством оценки степени и уровня выполнения задач непосредственными исполнителями. Кроме того, она позволяет осуществлять внутренний контроль качества оказанных услуг, регламентировать труд непосредственных исполнителей и результативность предоставляемых услуг.
