Эффективная организация аутсорсинга невозможна без надлежащего кадрового обеспечения. При привлечении внешнего субъекта для выполнения определенной работы заказчику необходимо определить лицо, в должностные обязанности которой будет входить урегулирование вопросов, связанных с сотрудничеством между заказчиком и исполнителем. Таким лицом может выступать непосредственно собственник (руководитель) предприятия, или уполномоченное им лицо.
В случае назначения ответственного лица необходимо разработать и утвердить должностную инструкцию. Этот документ составляется с целью определения конкретных задач и обязанностей, функций, прав и ответственности работника предприятия и их оптимального распределения. Благодаря должностной инструкции можно оценить результаты работы и принять оптимальное управленческое решение.
На практике мало кто подписывает письменные трудовые соглашения. Вместо этого оформляют приказ или распоряжение о зачислении работника на работу. Поэтому работник может проработать на предприятии длительное время, а иногда даже до момента увольнения, не имея четко определенных трудовых прав и обязанностей.
Хорошо, если между работником и администрацией предприятия не случается серьезных конфликтов, таких как отказ работника выполнять определенные поручения руководства со ссылкой на то, что выполнение такого поручения не относится к кругу его должностных обязанностей. Очевидно, что в такой ситуации, если она случится, закон будет преимущественно на стороне работника, поскольку без ссылки на документы доказать аргументированность своей позиции руководителю будет трудно, а требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором, запрещается. Должностная инструкция как раз для того и предназначена, чтобы четко очертить круг должностных обязанностей конкретного работника.
В должностной инструкции лица, ответственного за оформление первичных документов и сотрудничества с внешним исполнителем, целесообразно предусмотреть следующие обязанности относительно регулирования договорных отношений при применении аутсорсинга:
- подбор и обобщение предложений от исполнителя;
- проведение переговоров и согласование условий договора;
- оформление, сбор и предоставление первичных документов исполнителю;
- осуществление контроля порядка и периодичности проведения совместных заседаний, соблюдения исполнителем условий договора;
- контроль результатов сотрудничества и выполнения условий договора;
- согласование всех вопросов, возникающих в процессе сотрудничества и т.п.
Внесение данных положений в должностную инструкцию ответственного лица является обязательным и обеспечит однозначное понимание ее обязанностей и избежание дублирования действий. Утверждение должностной инструкции обеспечивает возможность привлечения ответственного лица к ответственности за правонарушения, связанные с неисполнением или ненадлежащим исполнением должностных обязанностей.
