При предоставлении услуг по аутсорсингу руководитель предприятия-исполнителя обязан четко регламентировать работу своих сотрудников, определить взаимосвязи между ними, что обеспечит четкое регулирование функциональных обязанностей, избежание дублирования действий и закрепление ответственности за результаты деятельности.
Работники должны быть ознакомлены с условиями договора, своими правами, обязанностями и ответственностью.
Целесообразно для работников разрабатывать индивидуальные графики работы как детальный план действий, который периодически выполняется работниками в части предоставления услуг по аутсорсингу.
В графике должны быть предусмотрены следующие положения:
- распределение обязанностей между сотрудниками или рабочими группами;
- установление заданий для выполнения и рационального их распределения во времени между исполнителями;
- причины отклонений от запланированных действий и порядок их устранения.
Создание стандартизированных индивидуальных графиков обеспечит формирование соответствующих основ для контроля выполнения обязанностей работников. Данный документ может составляться ежемесячно или один раз на начало отчетного периода или года.
График является одним из наиболее важных инструментов организации работы. С их помощью определяется время начала и окончания работ, а также регламентируются технологические связи между исполнителями, занятыми в различных стадиях преобразования учетной информации.
На основе индивидуальных графиков должны формироваться сводные графики комплекса работ за месяц, квартал, полугодие, год.
Целесообразным является также составление работниками ежемесячного Рабочего отчета об объеме выполненных работ по аутсорсингу работниками, которые непосредственно выполняют работы, связанные с выполнением услуг по аутсорсингу. Формирование данного отчета позволит руководителю предприятия осуществлять контроль своевременности выполнения работ, причин возникновения отклонений и их влияния на деятельность предприятия.
Рабочий отчет об объеме выполненных работ по аутсорсингу должен содержать следующую информацию:
- период составления отчета;
- название заказчика;
- вид работ;
- ФИО и должность исполнителя;
- срок исполнения;
- количество работников, задействованных в при выполнении работ;
- причины невыполнения работ (возникновения отклонений);
- влияние отклонений на деятельность предприятия;
- дата составления отчета;
- подписи лиц, которые составили отчет.
