Функционирование предприятий сопровождается созданием и движением значительных объемов задокументированной информации, необходимость совершенствования управления которой обусловлена потребностью в своевременном информационном обеспечении соответствующих пользователей. Результативность управления в значительной степени определяется уровнем организации и качеством предоставления учетной информации.
В целом состояние бухгалтерской документации характеризуется негативными тенденциями: номенклатура документов достаточно разнообразна, а их значительные объемы приводят к потере около 10 % документов за год. Негативным фактом является также то, что до 90 % документов не имеют спроса, а общий их прирост составляет от 20 до 100 % за год.
Нарушение сроков поступления и обработки бухгалтерских документов влечет за собой задержку в составлении и предоставлении отчетности в соответствующие органы или недостоверные отчетные показатели.
Одной из причин существования подобных проблем в осуществлении документирования является отсутствие организации или нерациональная организация документооборота. Настройка документооборота считается ключевой для распределения обязанностей в бухгалтерской службе.
Учитывая, что качество управления является одним из условий успешной деятельности субъекта хозяйствования, руководству необходимо изучать возможности обеспечения рационального документооборота на предприятии через организацию бухгалтерского учета.
Рационально организованный документооборот на предприятии является основой управления документами. Документооборот является важным инструментом управления, обеспечивает экономию средств и ресурсов, а также эффективную деятельность не только бухгалтерской службы, но и предприятия в целом.
Игнорирование этих аспектов приводит к снижению качества оформления бухгалтерских документов, увеличению сроков их обработки, задержке прохождения документов и их выполнения, а также к отсутствию контроля их исполнителей.
Объектами организации документооборота на предприятии являются первичные документы, учетные регистры, бухгалтерская отчетность, а также порядок их составления и движения, обязанности ответственных лиц на каждом из этапов документооборота.
