Получение положительного экономического эффекта от осуществления хозяйственной деятельности невозможно без ее надлежащего планирования. Учитывая то, что система бухгалтерского учета является основным источником данных для принятия управленческих решений, она должна быть организована таким образом, чтобы обеспечить потребности управленческого персонала в информации для текущего и стратегического планирования.
При использовании бухгалтерского аутсорсинга как формы организации учета частично изменяется движение информационных потоков, поскольку исполнитель является внешним субъектом в отношении предприятия.
Изменение информационных потоков и необходимость обеспечения бесперебойного движения информации требуют соответствующей организации учетного процесса и его документального обеспечения.
При привлечении внешних субъектов для ведения бухгалтерского учета, его организация является совокупностью следующих составляющих:
а) организация сотрудничества между заказчиком и исполнителем при использовании бухгалтерского аутсорсинга;
б) организация информационного процесса, которая охватывает: бухгалтерскую документацию; ведение бухгалтерского учета; инвентаризация и внутренний контроль; отчетность.
При организации учетного процесса необходимо учесть его этапы: первичный, текущий и итоговый, в состав которых входят операции трех типов механические (получение документов, передача регистрации); перерабатывающие (группировка, логические процедуры, составление проводок); творческие (составление алгоритмов решения задач, пояснительных записок, аналитических обзоров, справок).
С целью согласования этапов обработки информации и своевременности выполнения работ исполнителем должны быть разработаны и предоставлены заказчику индивидуальные графики работ работников, которые ведут учет на предприятии в условиях аутсорсинга. Основным назначением данного документа является распределение работ между исполнителями, определение времени выполнения работ.
В каждом индивидуальном графике указывается, какие работы должны выполняться каждым работником и срок их выполнения.
При применении бухгалтерского аутсорсинга следует учитывать основные элементы организации бухгалтерского учета и формы взаимодействия между заказчиком и исполнителем, что определяет необходимость отражения их действий на каждом этапе организации учетного процесса.
При различных формах сотрудничества действия, которые выполняются заказчиком и исполнителем, отличаются, что определяется различным статусом внешнего субъекта в зависимости от выбранной формы взаимодействия.
