Рациональная организация бухгалтерского учета в условиях аутсорсинга невозможна без четко отлаженных взаимосвязей между субъектами. Поскольку использование бухгалтерского аутсорсинга предполагает заключение договора о предоставлении услуг, то основными субъектами в данном случае выступают исполнитель и заказчик. Заказчиком выступает собственник или уполномоченное им лицо, исполнителем — аудиторские, консалтинговые фирмы, специализированные (аутсорсинговые фирмы, специалисты по бухгалтерскому учету, зарегистрированные как физические лица предприниматели и т.д.).
Привлечение для ведения бухгалтерского учета аудиторов, как внешних субъектов приводит к тому, что аудитор выступает в новой для себя роли — не в качестве контролера, который осуществляет проверку финансово-хозяйственной деятельности предприятия, подтверждает достоверность бухгалтерского и налогового учета, а в качестве независимого профессионала, деятельность которого направлена на снижение риска предпринимателя по ведению финансово-хозяйственной деятельности.
В зависимости от того, насколько четко определена цель, задачи организации и ведения бухгалтерского учета заказчиком, будет зависеть степень достижения желаемых результатов.
При принятии решения о применении бухгалтерского аутсорсинга на крупных предприятиях следует учесть ряд факторов, которые влияют на окончательный результат принятого решения. В частности, владельцам такого вида предприятий следует принять во внимание, что на предприятии может быть уже сформирована необходимая инфраструктура, налаженные бизнес-процессы, поэтому их изменение при внедрении сплошного бухгалтерского аутсорсинга может привести к возникновению неоправданных расходов.
Крупные предприятия, которые имеют собственные обособленные структурные подразделения, характеризуются значительным количеством бизнес-процессов, формирующих их деятельность. Поэтому с административно-управленческой точки зрения передача ведения бухгалтерского учета внешнему субъекту является трудоемкой процедурой, которая помимо финансовых расходов формирует повышенные требования к уровню знаний управленческого персонала.
Эффективность деятельности крупных предприятий в значительной степени зависит от четкой организации и своевременного обмена информацией. В случае применения бухгалтерского аутсорсинга на крупном предприятии, учитывая также то, что данное предприятие может иметь ряд обособленных структурных подразделений, которые находятся на большом расстоянии от материнского предприятия, уровень риска неоперативного поступления информации для принятия управленческих решений значительно возрастает.
Для крупных предприятий можно использовать три способа организации бухгалтерского учета, в частности:
а) самостоятельное ведение бухгалтерского учета в обособленных подразделениях путем создания бухгалтерии;
б) ведение бухгалтерского учета операций на основе обработки первичной документации всех структурных подразделений главным предприятием; в) ведения бухгалтерского учета внешним субъектом.
При передаче полномочий в части ведения бухгалтерского учета непосредственно обособленным подразделениям, создается бухгалтерия, которая является составляющей единой бухгалтерской службы предприятия. Все первичные документы обрабатываются бухгалтерами обособленного структурного подразделения, на основе которых осуществляется отражение хозяйственных операций. В конце отчетного периода на основе установленных положений учетной политики бухгалтерская служба данного подразделения обязана предоставить надлежащим образом оформленные регистры учета и внутреннюю отчетность в бухгалтерию головного предприятия. Особенно актуальным в данной ситуации является вопрос правильности заполнения регистров учета, составления внутренней отчетности и своевременности ее предоставления главному предприятию.
При условии принятия решения о ведении бухгалтерского учета в главном предприятии, руководители обособленных структурных подразделений обязаны предоставить в установленные сроки все первичные документы для обработки бухгалтерской службой главного предприятия. После их получения бухгалтерская служба главного предприятия отражает в учете все хозяйственные операции и составляет отчетность. Обмен информацией при использовании того или иного способа ведения бухгалтерского учета может осуществляться путем импорта данных (при условии использования информационно-компьютерных технологий).
Как показывает практика, крупным предприятиям целесообразно передавать на аутсорсинг выполнение лишь отдельных функций в сфере бухгалтерского учета (например, ведение бухгалтерского учета внешнеэкономических операций) при условии значительной трудоемкости того или иного участка учета или недостаточного уровня квалификации собственных бухгалтеров по данным вопросам. Основной же процесс ведения учета должен осуществляться бухгалтерской службой предприятия.
Значительные объемы учетных и контрольных работ, особенности производства и системы управления, территориальная обособленность подразделений крупных предприятий определяют потребность в обеспечении управленческого звена оперативной информацией в случае, когда фактор времени является решающим. При передаче всего комплекса работ в сфере бухгалтерского учета на аутсорсинг внешний исполнитель не всегда сможет гарантировать своевременное и полное обеспечение информационных потребностей внутренних пользователей, поэтому создание бухгалтерской службы на крупных предприятиях позволит избежать вышеперечисленных недостатков.
Для крупных предприятий целесообразно использовать рациональное сочетание централизации и децентрализации учетного процесса. То есть ведение бухгалтерского учета должно осуществляться бухгалтерской службой главного предприятия. Оформление и группировка первичных документов — на уровне структурных подразделений, которые затем предоставляются в бухгалтерскую службу в определенные сроки. После проверки документов на их основе осуществляется отражение хозяйственных операций в учете.
Следовательно, при указанной организации учетного процесса работы, связанные с ведением данных и обобщением информации о деятельности предприятия и его обособленных подразделений осуществляется централизованно, а группировка первичных документов — децентрализовано. Кроме того, владельцы (руководители) предприятия могут привлекать для выполнения отдельных бухгалтерских функций внешних субъектов, что позволяет оптимизировать работу учетного аппарата, улучшить результаты деятельности предприятия и информационное обеспечение руководства в процессе принятия управленческих решений.
Как показывает практика, бухгалтерский аутсорсинг целесообразно использовать для предприятий, на которых постоянное наличие бухгалтерской службы не является обязательным, а в отдельных случаях — экономически неоправданным, к которым, как правило, относятся малые, средние, вновь созданные предприятия, имеющие относительно небольшие объемы операций.
Целесообразность привлечения внешнего субъекта для ведения бухгалтерского учета на малых и средних предприятиях объясняется тем, что значительное количество таких предприятий не требует физического присутствия бухгалтера вообще или в течение полного рабочего дня. Кроме того, обеспечивается экономия на налогах с фонда заработной платы, расходах будущих периодов, техническом обеспечении для ведения бухгалтерского учета. Важным фактором также является обеспечение правильного ведения бухгалтерского учета путем привлечения квалифицированных специалистов в данной сфере; своевременное предоставление отчетности в соответствующие государственные органы и т.д.
На фоне позитивной динамики роста количества малых и средних предприятий, незначительных объемов их деятельности и отсутствия необходимости в постоянном присутствии бухгалтера на предприятии, осуществление затрат на поиск новых технологий, квалифицированных работников, оборудование помещения для бухгалтерии, приобретение компьютерной техники для бухгалтеров часто является экономически неоправданным для таких предприятий.
Решение данных недостатков возможно в случае использования бухгалтерского аутсорсинга, что создает предпосылки для его применения:
1. Проблемы кадрового обеспечения.
Снижение уровня адаптации предприятия к условиям внешней среды в связи с невозможностью привлечения высококвалифицированного учетного персонала за ограниченности финансовых ресурсов. При использовании аутсорсинга формируется дифференцированный подход к привлечению специалистов, возможность высвобождения персонала и его переквалификации, эффективное использование ресурсов и получения конкурентных преимуществ.
Возникающие значительные расходы на содержание штатных бухгалтеров применение аутсорсинга компенсирует доступом к высококвалифицированным кадрам и меньшими затратами на их содержание по сравнению со штатными работниками.
2. Проблемы качества и оперативности предоставления бухгалтерской информации.
Предоставление некачественной бухгалтерской информации через низкий уровень профессиональной подготовки работников штатной бухгалтерии и отсутствие средств для повышения их квалификации. Аутсорсер гарантирует высокое качество предоставляемых услуг путем привлечения к выполнению работы квалифицированных специалистов по вопросам учета, налогообложения и права, что способствует повышению уровня надежности бухгалтерской информации.
Неполучение предприятием желаемого уровня дохода в результате начисления штрафных санкций. Сторонами при аутсорсинге оговаривается уровень ответственности за нанесенные убытки в результате невыполнения обязанностей предусмотренных в договоре.
Таким образом, возможность решения ряда проблемных вопросов деятельности малых и средних предприятий побуждает их владельцев до принятия положительного решения в пользу применения бухгалтерского аутсорсинга.
