Необходимость определения способов снижения рисков, возникающих при применении бухгалтерского аутсорсинга, определяется влиянием каждого из них на организацию бухгалтерского учета на предприятии-заказчике.
Риск может повлечь негативные последствия в деятельности заказчика услуг. От организации системы управления рисками зависит результативность сотрудничества и избегания конфликтных ситуаций, правильность ведения бухгалтерского учета и социальная защита работников предприятия, предоставление достоверной информации пользователям бухгалтерской отчетности, получение желаемого уровня прибыли и т.п.
На практике совокупность последовательных этапов, которые состоят из ряда различных мероприятий по снижению риска, называется рискологией. После идентификации рисков необходимо осуществить их качественную и количественную оценку, по результатам которых определяются способы их снижения.
Выбор способа снижения риска обусловливается следующими факторами: склонностью заказчика к риску, источником происхождения риска в отношении заказчика, разнообразием выявленных рисков и т.д.
Возможны следующие способы снижения рисков: распределение риска (переложение определенной доли ответственности за риск на исполнителя), получение дополнительной информации (уточнение и поиск дополнительной информации при наличии неточной информации) и передача риска на соответствующих этапах (передача ответственности за нанесенный ущерб путем заключения договора страхования профессиональной ответственности).
На этапе заключения договора уменьшить риски, возникающие при применении бухгалтерского аутсорсинга, можно путем определения следующих положений:
- согласовать компьютерное обеспечение предприятия-заказчика с информационно-компьютерными технологиями предприятия-исполнителя, определить порядок использования операционных систем и аппаратного обеспечения класса ERP;
- постоянное отслеживание со стороны исполнителя изменений законодательства в области бухгалтерского учета и налогообложения;
- четко урегулировать процедуру работы с конфиденциальной информацией и предусмотреть ответственность за ее разглашение, обязать работников исполнителя подписать соглашение о неразглашении коммерческой тайны;
- обсудить обстоятельства, при которых могут меняться цены на услуги исполнителя;
- порядок предоставления исполнителем информации о финансовом состоянии предприятия, создание резервов на покрытие форс-мажорных обстоятельств;
- порядок согласования всех вопросов сотрудничества при оказании услуг по организации и ведения бухгалтерского учета в условиях аутсорсинга;
- закрепить систему отчетности, которая позволит контролировать процесс ведения бухгалтерского учета в полной мере и определить порядок привлечения аудиторов для осуществления проверки достоверности финансовой отчетности;
- определить порядок оценки эффективности услуг бухгалтерского аутсорсинга, обязать исполнителя предоставлять в конце каждого отчетного периода акт приемки-передачи оказанных услуг аутсорсинга.
На этапе принятия решения о выборе формы организации учета психологический, моральный риск и риск персонала можно снизить путем:
- проведение разъяснительных бесед, совершенствование мотивации работников, перераспределения обязанностей. Перед началом передачи ведения бухгалтерского учета внешним субъектам работники должны быть уведомлены об изменениях, которые могут возникнуть в результате использования бухгалтерского аутсорсинга, сформировать социальный пакет по выплатам уволенным работникам;
- детально исследовать рынок услуг в сфере бухгалтерского учета, разработать критерии выбора внешнего субъекта, ознакомиться с принципами его работы, деловой репутацией.
На этапе страхование профессиональной ответственности снижение рисков обеспечивается путем заключения исполнителем со страховой компанией договора о страховании профессиональной ответственности. Наличие данного документа обеспечит исполнителю формирование позитивного имиджа и деловой репутации, позволит избежать финансовых проблем, сохранить доверие и предоставить дополнительные гарантии заказчику.
