В договорах на предоставление услуг аутсорсинга стороны зачастую не предусматривают положений относительно документов, которые могут быть подтверждением передачи или принятия документов от заказчика до исполнителя, и наоборот.
Целесообразно оформлять Реестр принятых (переданных) документов, в котором будут регистрироваться переданные и принятые документы от исполнителя. Данный документ должен оформляться на каждый отчетный период, записи производятся в хронологическом порядке под соответствующим номером.
В реестре должны указываться:
- номер регистрации и дата документа;
- название, номер и дата оформления документа;
- лицо, ответственное за оформление документа;
- должность, фамилия и инициалы, подпись лица, зарегистрировавшего документ;
- форма документа (бумажная, электронная, оригинал, копия);
- способ передачи документа;
- должность, фамилия и инициалы, подпись лица, передающего документ;
- дата и номер описи принятых/ переданных документов;
- должность, фамилия и инициалы, подпись лица, принявшего документ.
В зависимости от размера предприятия и количества первичных документов может оформляться несколько Реестров, например, в разрезе наименований и видов первичных документов. Реестр должен соответствовать всем требованиям по оформлению документов, которые содержатся в действующем законодательстве, а именно: должен быть прошит и страницы пронумерованы. Данный Реестр можно вести как в бумажном, так и в электронном виде.
В процессе приема или передачи исполнителю документов он записываются в Реестр под соответствующим номером. Далее этот номер целесообразно проставить непосредственно на документе, что облегчит проверку наличия документов и их быстрый поиск, а также позволит избежать дублирования. Если на предприятии оформляется несколько Реестров, то на документах целесообразно проставлять их номер.
Использование данного Реестра позволит эффективно организовать взаимодействие между исполнителем и предприятием-заказчиком аутсорсинга. Налаживание непрерывного и оперативного обмена информацией создаст предпосылки для достижения поставленной цели хозяйствования. Именно интегрированная модель является наиболее приемлемой для управления отношениями при использовании аутсорсинга, что позволяет сформировать реальные партнерские взаимоотношения.
