Фото
Колодеева Светлана
09.07.2013

    Реестр принятых (переданных) документов при аутсорсинге

    В договорах на предоставление услуг аутсорсинга стороны зачастую не предусматривают положений относительно документов, которые могут быть подтверждением передачи или принятия документов от заказчика до исполнителя, и наоборот.

    Целесообразно оформлять Реестр принятых (переданных) документов, в котором будут регистрироваться переданные и принятые документы от исполнителя. Данный документ должен оформляться на каждый отчетный период, записи производятся в хронологическом порядке под соответствующим номером.

    В реестре должны указываться:

    - номер регистрации и дата документа;
    - название, номер и дата оформления документа;
    - лицо, ответственное за оформление документа;
    - должность, фамилия и инициалы, подпись лица, зарегистрировавшего документ;
    - форма документа (бумажная, электронная, оригинал, копия);
    - способ передачи документа;
    - должность, фамилия и инициалы, подпись лица, передающего документ;
    - дата и номер описи принятых/ переданных документов;
    - должность, фамилия и инициалы, подпись лица, принявшего документ.

    В зависимости от размера предприятия и количества первичных документов может оформляться несколько Реестров, например, в разрезе наименований и видов первичных документов. Реестр должен соответствовать всем требованиям по оформлению документов, которые содержатся в действующем законодательстве, а именно: должен быть прошит и страницы пронумерованы. Данный Реестр можно вести как в бумажном, так и в электронном виде.

    В процессе приема или передачи исполнителю документов он записываются в Реестр под соответствующим номером. Далее этот номер целесообразно проставить непосредственно на документе, что облегчит проверку наличия документов и их быстрый поиск, а также позволит избежать дублирования. Если на предприятии оформляется несколько Реестров, то на документах целесообразно проставлять их номер.

    Использование данного Реестра позволит эффективно организовать взаимодействие между исполнителем и предприятием-заказчиком аутсорсинга. Налаживание непрерывного и оперативного обмена информацией создаст предпосылки для достижения поставленной цели хозяйствования. Именно интегрированная модель является наиболее приемлемой для управления отношениями при использовании аутсорсинга, что позволяет сформировать реальные партнерские взаимоотношения.

    В договорах на предоставление услуг аутсорсинга стороны зачастую не предусматривают положений относительно документов, которые могут быть подтверждением передачи или принятия документов от заказчика до исполнителя, и наоборот.

    Целесообразно оформлять Реестр принятых (переданных) документов, в котором будут регистрироваться переданные и принятые документы от исполнителя. Данный документ должен оформляться на каждый отчетный период, записи производятся в хронологическом порядке под соответствующим номером.

    В реестре должны указываться:

    - номер регистрации и дата документа;
    - название, номер и дата оформления документа;
    - лицо, ответственное за оформление документа;
    - должность, фамилия и инициалы, подпись лица, зарегистрировавшего документ;
    - форма документа (бумажная, электронная, оригинал, копия);
    - способ передачи документа;
    - должность, фамилия и инициалы, подпись лица, передающего документ;
    - дата и номер описи принятых/ переданных документов;
    - должность, фамилия и инициалы, подпись лица, принявшего документ.

    В зависимости от размера предприятия и количества первичных документов может оформляться несколько Реестров, например, в разрезе наименований и видов первичных документов. Реестр должен соответствовать всем требованиям по оформлению документов, которые содержатся в действующем законодательстве, а именно: должен быть прошит и страницы пронумерованы. Данный Реестр можно вести как в бумажном, так и в электронном виде.

    В процессе приема или передачи исполнителю документов он записываются в Реестр под соответствующим номером. Далее этот номер целесообразно проставить непосредственно на документе, что облегчит проверку наличия документов и их быстрый поиск, а также позволит избежать дублирования. Если на предприятии оформляется несколько Реестров, то на документах целесообразно проставлять их номер.

    Использование данного Реестра позволит эффективно организовать взаимодействие между исполнителем и предприятием-заказчиком аутсорсинга. Налаживание непрерывного и оперативного обмена информацией создаст предпосылки для достижения поставленной цели хозяйствования. Именно интегрированная модель является наиболее приемлемой для управления отношениями при использовании аутсорсинга, что позволяет сформировать реальные партнерские взаимоотношения.

    Количество просмотров: 1251