Стремление к совершенствованию системы управления и бухгалтерского учета способствует все более частому использованию услуг внешних субъектов. Это требует соответствующего регулирования отношений между заказчиком и исполнителем.
При использовании услуг бухгалтерского аутсорсинга малыми и средними предприятиями бухгалтерские функции выполняет внешний субъект. Поэтому в процессе планирования важным является налаживание сотрудничества таким образом, чтобы обеспечивался оперативный обмен информацией.
Использование бухгалтерского аутсорсинга позволяет организовать бухгалтерский учет таким образом, чтобы наиболее эффективно обеспечить его интеграцию с планированием, контролем и анализом деятельности. Надлежащим образом координированная работа заказчика и исполнителя является фактором, который влияет на достижение целей деятельности предприятия.
Заказчик ставит цели, на основе которых осуществляется планирование, и совместно с исполнителем организует бухгалтерский учет согласно специфике и потребностям предприятия. На малых фирмах при ограниченности финансовых ресурсов и незначительных объемах деятельности все функции управления осуществляет собственник (руководитель) предприятия. При использовании бухгалтерского аутсорсинга ведение бухгалтерского учета осуществляется внешним субъектом. Поскольку планирование и контроль на любом предприятии основаны на учетных данных, бухгалтерский учет необходимо организовать таким образом, чтобы информация, которая предоставляется для нужд управления, обеспечивала решение задач деятельности с наибольшей эффективностью.
Основным документом, в котором закрепляются права, обязанности и ответственность сторон при применении бухгалтерского аутсорсинга, является договор о предоставлении услуг по бухгалтерскому аутсорсингу. От того, насколько полно, подробно и правильно составлен договор, зависит качество и своевременность оказанных внешним субъектом услуг по бухгалтерскому аутсорсингу, прогнозирование и определение способов снижения рисков сторон договора.
Несовершенство нормативной базы в части определения структуры и основных положений данного вида договора способствуют возникновению ряда негативных последствий. В частности, это заключение договора в произвольной форме; непредусмотрение в договоре всех моментов сотрудничества и условий предоставления услуг; возникновение конфликтных ситуаций и рисков в процессе применения бухгалтерского аутсорсинга; неполучение предусмотренного результата от оказанных услуг и пр.
Как показывает практика и результаты исследования договоров о предоставлении услуг по бухгалтерскому аутсорсингу, они разработаны формально на базе типовых, без учета особенностей деятельности предприятия и бухгалтерского учета.
Существует четыре принципа обеспечения успеха договора аутсорсинга:
а) формирование общей позиции заказчика и исполнителя, их совместного участия в делегировании управления;
б) единые позиции партнеров по бизнесу способствуют экономической выгоде от реализации договора аутсорсинга;
в) четко отлаженный механизм связей между исполнителем и заказчиком должен отражать специфику и соответствовать сложности проекта аутсорсинга;
г) разработка и утверждение механизма поддержания связей между сторонами.
Правильно заключенный договор является основой управления и контроля отношений между заказчиком и исполнителем. Для заказчика вопросы конкурентоспособности и прибыльности предприятия зависят не только от снижения затрат, но и от налаживания выполнения бизнес-процессов.
Итак, в основе рациональной организации бухгалтерского учета в условиях аутсорсинга лежит правильно разработанный и заключенный договор. Отлаженность и результативность сотрудничества, качество предоставляемых услуг бухгалтерского аутсорсинга зависят от четкости сформулированного договора.
