При использовании аутсорсинга порядок урегулирования процесса обмена информацией зависит от особенностей организации документооборота.
На практике используются два варианта оформления и обмена документами между заказчиком и исполнителем:
а) заказчиком принято решение об использовании аутсорсинга документооборота;
б) в договоре предусмотрено, что ответственность за оформление документов несет заказчик и согласно графику документооборота осуществляется обмен документами.
Аутсорсинг документооборота является новым видом услуг, предоставляемым предприятиями в сфере финансов, анализа, бухгалтерского учета. Этот вид услуг предполагает, что на основе договора между заказчиком и исполнителем последний обязуется выполнять все функции, связанные с движением документов предприятия-заказчика. Использование в практической деятельности аутсорсинга документооборота позволяет снизить затраты на производство документов в среднем на 15 %, обеспечить рост качества и производительности труда.
Кроме того, использование аутсорсинга документооборота предоставляет возможность сконцентрироваться на основной деятельности и увеличить инвестиции в нее, что становится возможным только при внедрении обслуживание внешнего документооборота.
Использование аутсорсинга документооборота сокращает расходы на его организацию и повышает эффективность существующих процессов, позволяет переориентировать собственные ресурсы компании в наиболее доходные сферы деятельности. Происходит экономия средств и их реинвестирования. Также аутсорсинг вносит прозрачность в использовании ресурсов, задействованных в документообороте. Этим обеспечивается консолидация в одном месте затрат на управление и контроль за расходами.
Отсутствие в договорах положений по вопросам аутсорсинга документооборота связано с тем, что исполнитель стремится ограничить уровень ответственности. Поэтому чаще всего в договорах, в частности в разделе, посвященном урегулированию обязанностей сторон, предусмотрено, что ответственность за оформление первичных документов и достоверность отраженных в них данных и их передачу исполнителю несет заказчик.
