Рассмотрим особенности обмена документами между заказчиком и исполнителем при условии, что оформление документов осуществляется заказчиком. Одним из первоочередных вопросов, что касается организации процесса, является детальная разработка порядка приема и передачи первичных документов от заказчика к исполнителю, получение исходной информации в виде отчетности.
В результате исследования договоров о предоставлении услуг по аутсорсингу в части регулирования документооборота оказалось, что лишь в отдельных договорах предприятий предусмотрено положение о необходимости разработки и соблюдения графика документооборота.
Работу по составлению графика документооборота организует исполнитель, а позже данный документ утверждается приказом руководителя предприятия-заказчика. В графике документооборота должны предусматриваться следующие реквизиты: а) вид документа; б) в какой форме передаются документы; в) срок сдачи документов за текущий месяц; г) количество в месяц.
Отечественными компаниями уделяется недостаточное внимание вопросам документооборота при использовании услуг аутсорсинга. Отдельные руководители не понимают целесообразности разработки графика документооборота.
В договоре о предоставлении услуг по аутсорсингу следует предусматривать составление графика документооборота, поскольку его отсутствие может позволить исполнителю не учитывать сроки движения документов, соответственно, информация будет поступать не своевременно, то есть возможный риск снижения оперативности принятия управленческих решений. В данном документе должна быть определена информация и документы, которые заказчик должен предоставить исполнителю, а также сроки их предоставления; перечень документов, исполнитель будет получать от заказчика, и, соответственно, сроки их возврата.
Роль графика документооборота заключается в предоставлении информации о сроках, формах и способах передачи документов, перечне ответственных лиц за процесс обмена документами между сторонами договора. Согласно утвержденному графику документооборота на предприятии происходит оформление и передача первичных документов исполнителю.
Отсутствие надлежащего порядка в оформлении и обработке документов является одной из причин отставания учета, составления отчетности, неэффективности использования информации для управления деятельностью.
