Помимо ведения бухгалтерского учета штатными работниками, возможен вариант, когда привлекаются внешние специалисты, то есть предприятие использует услуги специалиста по бухгалтерскому учету, централизованной бухгалтерии или аудиторской фирмы. Отличием форм организации бухгалтерского учета с использованием услуг сторонних лиц является вид юридической ответственности за ведение бухгалтерского учета. Специалистов, которые осуществляют ведение бухгалтерского учета на договорной основе, можно привлекать к гражданско-правовой ответственности.
Гражданско-правовая ответственность предусматривается гражданским законодательством и заключенным договором, а также выражается в форме возмещения причиненных убытков. В гражданском праве действует принцип полноты ответственности: причиненные убытки, независимо от формы их проявления, должны возмещаться нарушителем в полном объеме.
Например, предприятие заключило с аудиторской фирмой договор, предметом которого является ведение бухгалтерского учета. В результате проведения налоговой проверки предприятию дополнительно начислено сумму недоимки по налогам и штрафные санкции. Процедуры обжалования решения налогового органа оказались безрезультатными, а поэтому предприятию пришлось уплатить дополнительно начисленную сумму налогов и штрафных санкций в бюджет.
В таком случае указанная сумма является убытками и предприятие имеет право взыскать ее в судебном порядке с аудиторской фирмы. Однако ему придется доказать, что ущерб причинен именно вследствие ненадлежащего выполнения аудиторской фирмой обязанностей, предусмотренных договором.
Ответственность, которую несут стороны, предусматривается в договоре на оказание услуг (или выполнение работ), согласовывающем все взаимоотношения между компанией и бухгалтером-предпринимателем (аудиторской фирмой). При заключении этого договора следует урегулировать очень важные следующие вопросы:
- перечень услуг по организации и ведению бухгалтерского учета;
- требования к качеству услуг;
- механизм и место оказания услуг;
- перечень первичной документации, необходимой для ведения бухгалтерского учета;
- порядок и сроки представления документации предприятием исполнителю. При необходимости можно оговорить, какие документы фиксируют факт передачи документов;
- порядок и сроки для составления акта выполненных (оказанных) услуг;
- размер и порядок оплаты предоставленных услуг;
- ответственность обеих сторон;
- срок действия договора и т.д.
Распространение формы организации бухгалтерского учета, которая предусматривает, что учет ведется специалистом по бухгалтерскому учету — физическим лицом, зарегистрирована как субъект предпринимательской деятельности, обусловлено, прежде всего, двумя факторами. Первый — появление значительного количества малых частных и коллективных предприятий, на которых постоянное присутствие бухгалтера является нецелесообразным. Всю текущую бухгалтерскую работу (выписка счетов или накладных, распечатка платежных поручений, посещение банка и т.п.) на таких предприятиях выполняет руководитель или другой работник. Выполнение операций по документированию не является сложным и не требует высокой квалификации. Квалификация бухгалтера становится необходимой, когда необходимо отобразить осуществленные предприятием хозяйственные операции в учетных регистрах, составить бухгалтерскую отчетность, проанализировать хозяйственную деятельность. Для выполнения таких работ частному предпринимателю нужно всего лишь несколько дней в месяц. При таких условиях у него есть возможность обслуживать несколько предприятий одновременно.
Вторым фактором, обуславливающим распространение данной формы организации бухгалтерского учета, является наличие упрощенной системы налогообложения для физических лиц.
Преимуществом такой формы организации бухгалтерского учета является расширение кругозора бухгалтера и, как следствие, повышение его квалификации. Недостатком является отсутствие бухгалтера в нужный момент, его мысли и творческая энергия распылены между несколькими предприятиями, такого бухгалтера невозможно привлечь к дополнительным “небухгалтерским” работам.
Рассмотрим подробнее механизм действия поручения, которое выдается предприятием бухгалтеру частному предпринимателю при использовании услуг бухгалтерского аутсорсинга. При заключении договора на ведение бухгалтерского учета следует помнить, что права и обязанности сторон, связанные с ним, не могут быть реализованы без поручения. Данное поручение требует нотариального заверения. Если бухгалтерский учет ведется наемными работниками бухгалтера частного предпринимателя (например, составляет отчетность бухгалтер частный предприниматель; банковские и кассовые операции ведет его наемный работник; выписывает доверенности и составляет налоговые накладные – еще один наемный работник и т.д.), необходимо выдать предприятием нотариально удостоверенное генеральное поручение на осуществление всех вышеупомянутых действий бухгалтеру частному предпринимателю с правом передоверия. Бухгалтер частный предприниматель должен осуществить передачу полномочий на совершение указанных действий третьему лицу. Такое право представителя основанное на поручении, выданном с правом передоверия, однако, в данном случае следует учитывать, что лицо, передавшее полномочия другому лицу, отвечает за ее действия как за свои собственные.
Действие поручения прекращается в двух случаях:
1. Аннулирование поручения лицом, которое его выдало.
2. Отказ лица, которому выдано поручение.
Таким образом, отношения предприятия и бухгалтера-частного предпринимателя будут иметь исключительно доверительный характер. С прекращением действия доверенности теряет силу передоверие, а представитель обязан немедленно вернуть доверенность тому лицу, которое представляет.
В целом механизм выдачи поручений непростой, однако, он позволяет законодательно закрепить ответственность бухгалтера частного предпринимателя за действия всех его наемных работников, поэтому бухгалтер частный предприниматель несет ответственность за весь комплекс работ.
В генеральном поручении, которое выдается предприятием бухгалтеру частному предпринимателю, следует предусмотреть полномочия частного предпринимателя:
- выдавать разрешение на осуществление хозяйственных операций, связанных с отпуском (расходованием): денежных средств и денежных документов, товарно-материальных ценностей, нематериальных активов и т.п., что фактически означает предоставление права подписывать первичные документы. В договоре на предоставление бухгалтерских услуг данные условия следует отразить условия в разделе “Обязанности бухгалтера частного предпринимателя”;
- подписывать бухгалтерскую отчетность предприятия;
- регистрировать выданные, возвращенные и использованные доверенности предприятия;
- осуществлять банковские и кассовые операции;
- выписывать налоговые накладные и т.д.
В приказе, закрепляющем форму организации бухгалтерского учета, должны предусматриваться следующие положения:
- форма организации бухгалтерского учета — использование услуг специалиста, зарегистрированным частным предпринимателем;
- перечень полномочий и обязанностей, отраженных в поручении;
- факт заключения договора на оказание бухгалтерских услуг с бухгалтером частным предпринимателем.
