Фото
Колодеева Светлана
06.09.2014

    Аутсорсинг документооборота и проблемы его применения

    Практика применения бухгалтерского аутсорсинга свидетельствует, что в договорах отсутствуют положения, которые бы касались вопросов аутсорсинга документооборота. Данная ситуация связана с тем, что исполнитель стремится ограничить уровень ответственности. Соответственно в договорах, в частности в разделе, посвященном урегулированию обязанностей сторон, предусмотрено, что ответственность за оформление первичных документов, достоверность отраженных в них данных и их передачу исполнителю несет заказчик.

    С целью избежания неправильного отражения в бухгалтерском учете хозяйственных операций исполнитель должен осуществить формальную проверку документов, которые он получает от заказчика. Целесообразно обратить внимание на наличие в документе всех необходимых реквизитов и степень их заполнения, наличие исправлений, подчисток в первичных документах и т.п. Если все документы оформлены правильно и замечания заказчика отсутствуют, тогда оформляется Опись принятых (переданных) документов. Если имеются определенные исправления или есть незаполненные реквизиты, исполнитель имеет право требовать устранения всех имеющихся недостатков.

    Описание принятых (переданных) документов обычно на отечественных предприятиях составляется в произвольной форме, или не складывается вообще. На практике можно использовать форму описания, которая содержит следующие данные:
    1. Название документа — Опись оригиналов (копий) документов, принятые (переданные).
    2. Название предприятия.
    3. Указание, что на основании договора о предоставлении услуг по ведению бухгалтерского учета на условиях аутсорсинга № ____ от “__” ____________ 20__ г. приняты следующие документы от (полное наименование заказчика /фамилия, имя и отчество уполномоченного лица).
    4. Название документа, номер и дата, номер регистрации, форма передаваемого документа, лицо, ответственное за оформление документа.
    5. Лица, передавшие и принявшие документы.
    Оформление указанного документа позволит осуществлять контроль за движением документов предприятия, учитывая их форму и способ передачи.

    Для того, чтобы обеспечить текущую регистрацию описаний принятых (переданных) документов целесообразно на предприятии оформить Журнал регистрации описей принятых (переданных) документов. В нем следует указывать:
    1. Дату составления описания.
    2. Регистрационный номер описания.
    3. Тип описания (описание принятия/ описание передачи).
    4. Должность, фамилия и инициалы лица, составившего описание.
    Формы этих документов должны быть закреплены в договоре о предоставлении услуг бухгалтерского аутсорсинга в виде приложений.

    Практика применения бухгалтерского аутсорсинга свидетельствует, что в договорах отсутствуют положения, которые бы касались вопросов аутсорсинга документооборота. Данная ситуация связана с тем, что исполнитель стремится ограничить уровень ответственности. Соответственно в договорах, в частности в разделе, посвященном урегулированию обязанностей сторон, предусмотрено, что ответственность за оформление первичных документов, достоверность отраженных в них данных и их передачу исполнителю несет заказчик.

    С целью избежания неправильного отражения в бухгалтерском учете хозяйственных операций исполнитель должен осуществить формальную проверку документов, которые он получает от заказчика. Целесообразно обратить внимание на наличие в документе всех необходимых реквизитов и степень их заполнения, наличие исправлений, подчисток в первичных документах и т.п. Если все документы оформлены правильно и замечания заказчика отсутствуют, тогда оформляется Опись принятых (переданных) документов. Если имеются определенные исправления или есть незаполненные реквизиты, исполнитель имеет право требовать устранения всех имеющихся недостатков.

    Описание принятых (переданных) документов обычно на отечественных предприятиях составляется в произвольной форме, или не складывается вообще. На практике можно использовать форму описания, которая содержит следующие данные:
    1. Название документа — Опись оригиналов (копий) документов, принятые (переданные).
    2. Название предприятия.
    3. Указание, что на основании договора о предоставлении услуг по ведению бухгалтерского учета на условиях аутсорсинга № ____ от “__” ____________ 20__ г. приняты следующие документы от (полное наименование заказчика /фамилия, имя и отчество уполномоченного лица).
    4. Название документа, номер и дата, номер регистрации, форма передаваемого документа, лицо, ответственное за оформление документа.
    5. Лица, передавшие и принявшие документы.
    Оформление указанного документа позволит осуществлять контроль за движением документов предприятия, учитывая их форму и способ передачи.

    Для того, чтобы обеспечить текущую регистрацию описаний принятых (переданных) документов целесообразно на предприятии оформить Журнал регистрации описей принятых (переданных) документов. В нем следует указывать:
    1. Дату составления описания.
    2. Регистрационный номер описания.
    3. Тип описания (описание принятия/ описание передачи).
    4. Должность, фамилия и инициалы лица, составившего описание.
    Формы этих документов должны быть закреплены в договоре о предоставлении услуг бухгалтерского аутсорсинга в виде приложений.

    Количество просмотров: 325