Для управления хозяйственной деятельностью большое значение имеет аналитическая информация, позволяющая формировать на счетах полные и достоверные показатели для составления бухгалтерской отчетности, необходимой собственникам, инвесторам, кредиторам и пр. пользователям.
В современных компьютерных программах по ведению бухгалтерского учета допустимо использование от 3-х до 5-ти разрезов аналитического учета по каждому синтетическому счету. Это дает возможность организовать ведение аналитического учета в полном соответствии с требованиями утвержденного плана счетов и получать всю необходимую отчетность с нужным уровнем детализации.
При определении разрезов аналитики следует проанализировать потребности каждого управленца предприятия в получении отчетов с группировкой по тому или иному признаку. Чем больше и углубленной будет аналитика на счетах, тем больший потенциал полезной и нужной информации будет реализован в хозяйственной системе деятельности предприятия. Наряду с этим не следует перегружать учетные регистры дополнительными разрезами аналитики, которые не несут высокую значимость в процессе принятия управленческих решений. Если доля таких расходов в общей структуре себестоимости составляет 1-2 %, а затраты времени на их учет значительные, рациональнее пожертвовать информационной прозрачностью, чем эффективностью эксплуатации учетной системы.
Важным является также учет того, что в новых условиях хозяйствования возникает новая проблема — избыточности информации, которая содержится на счетах аналитического учета. По данным английского исследователя Дж. Хоупа, “Из опрошенных в конце 2003 г. 158 руководителей корпораций 50 % утверждали, что объем информации, который получают их компании, удвоился или утроился по сравнению с прошлым годом. …Среднее по размерам предприятие вынуждено иметь дело с 10 различными системами ведения учета, 20 различными системами бюджетирования и 30 системами отчетности, тогда как передовые компании стандартизировали отмеченные операции в рамках единой платформы. И внутри всех этих многочисленных систем много счетов. Одна крупная компания из Великобритании работала с 5000 разных счетов, но, проанализировав распределение информации, которую она получает, констатировала, что лишь по 250 из них было более двух проводок в год. Проблема заключается в том, что каждый счет является строительным кирпичом в системах бюджетирования и отчетности, что влияет и на дальнейший анализ, и на объемы работы руководства”.
Итак, на сегодня в компаниях, где внедрена эффективная компьютерная система учета, администрация получает очень большие и чрезмерные объемы данных. Возможно, в этой информации является жизненно важные данные, но они спрятаны в огромном массиве данных. В то же время, некоторая часть управленцев получает недостаточное количество учетной информации, что не дает им возможности принимать правильное решение, осуществлять точное планирование и достаточный контроль деятельности предприятия.
Искаженная информация приводит к принятию решений, которые снижают эффективность системы управления. К сожалению, на сегодня выполнение задач бухгалтерского учета для собственника и системы управления предприятия усложняется их неподготовленностью к использованию учетной информации. В современных условиях для многих предприятий характерными являются: несвоевременная подготовка и предоставление лишней учетной информации; в ряде случаев — некачественная подготовка информации, отсутствие должного уровня аналитичности в работе.
Поэтому в условиях ориентированного на риски управления, исходя из особенностей деятельности конкретного предприятия, следует определять критерии значимости информации и формировать задачи эффективной реорганизации потоков бухгалтерской информации.
Создание рационального потока информации в целях обеспечения экономической безопасности субъекта хозяйствования при этом должно основываться на определенных принципах:
1) выявление информационных потребностей и способов наиболее эффективного их удовлетворения;
2) объективность отражения процессов хозяйственной деятельности, использования материальных, финансовых, информационных и интеллектуальных ресурсов;
3) целостность — неизменность информации в процессе ее передачи или хранения;
4) оперативность информации;
5) доступность — возможность получения информационных ресурсов и их использования по требованию уполномоченных лиц;
6) конфиденциальность — доступность информационных ресурсов только уполномоченным лицам.
Организация таких потоков учетной информации способствует исключению возможности нанесения ущерба финансовым, материальным, интеллектуальным и информационным ресурсам предприятия – заказчика услуг аутсорсинга.
