Вопросы защиты учетной информации при организации и ведения бухгалтерского учета субъектами аутсорсинговых услуг актуальны в связи с повышением риска утечки стратегически важной информации и наступления негативных последствий для предприятия-заказчика.
Проблемным и актуальным вопросом в условиях применения заказчиком услуг аутсорсинга является усиление ответственности аутсорсинговой компании за распространение информации, составляющей коммерческую тайну. Это может нанести ущерб предприятию-заказчику аутсорсинговых услуг в сфере ведения бухгалтерского учета.
При принятии решения относительно использования аутсорсинговых услуг предприятию-заказчику следует не только учитывать экономический эффект, но и на результаты анализа перспективности делового партнерства с аутсорсинговой компанией, учитывая риск утечки или потери конфиденциальной информации.
На этапе переговоров и при заключении договора об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета нужно определить уровни ответственности сторон; продумать и зафиксировать как можно больше возможных правонарушений и обязательно установить санкции за нарушение договорных обязательств.
С целью избегания разглашения коммерческой тайны следует в обязательном порядке составить и подписать Договор о неразглашении коммерческой тайны, а также приказ по предприятию, в котором закрепить перечень сведений, составляющих коммерческую тайну и перечень лиц, которые имеют различные уровни доступа к конфиденциальной информации по различным субъектам-заказчикам аутсорсинговых услуг.
Заказчику аутсорсинга следует учитывать условия, которые способствуют снижению риска разглашения конфиденциальной бухгалтерской информации в ходе использования услуг аутсорсинга. В частности, четкость определения предмета договора и конкретного перечня операций, которые будет выполнять сторонняя организация; предвидение способа обмена информацией; согласованность программного обеспечения, используемого аутсорсинговой компанией, с программным обеспечением, установленным в бухгалтерии заказчика; разработка и утверждение внутреннего графике работы, схемы документооборота между сторонами и установление сроков его выполнения.
