Процесс обмена документами между заказчиком и исполнителем при применении бухгалтерского аутсорсинга предполагает следующие этапы:
- Назначение заказчиком лица, ответственного за оформление документов.
- Составление графика документооборота исполнителем.
- Утверждение согласованного между сторонами графика документооборота.
- Регистрация заказчиком оформленных документов в Реестре принятых (переданных) документов и проставление на каждом документе соответствующего номера регистрации.
- Оформление исполнителем Описи принятых (переданных) документов заказчика.
- Передача документов исполнителю согласно утвержденного графика документооборота и составленного описания.
- Осуществление формальной проверки документов исполнителем в присутствии ответственного лица или руководителя предприятия-заказчика.
- Если документы оформлены правильно, их фактическое количество соответствует отраженной в Реестре принятых (переданных) документов, то происходит обработка документов и осуществление записей в бухгалтерском учете. В противном случае происходит исправление ошибок и отклонений, заполнение всех реквизитов.
- Осуществление исполнителем записей в Журнале регистрации описей принятых (переданных) документов.
- Проставление подписи исполнителя в Реестре принятых (переданных) документов заказчика.
- Обработка документов и отражение в учете всех хозяйственных операций.
- Оформление исполнителем Отчета об оказанных услугах бухгалтерского аутсорсинга за отчетный период и предоставления его заказчику. Если отчет согласован и подписан сторонами, происходит оформление исполнителем и подписания сторонами Акта оказанных услуг бухгалтерского аутсорсинга. В противном случае необходима доработка Отчета с учетом замечаний заказчика.
- Подшивка документов в дела и формирование их номенклатуры.
- Оформление описи принятых (переданных) документов исполнителем.
- Осуществление записей в Реестре описей принятых (переданных) документов.
- Передача сформированных дел заказчику для хранения в текущем архиве предприятия.
- Осуществление записей в Реестре принятых (переданных) документов заказчика о получении описания и документов.
Процесс обмена документами между заказчиком и исполнителем осуществляется при условии, что в договоре предусмотрена ответственность за оформление документов, которую несет заказчик.
Использование предложенных форм документов в процессе обмена документами между сторонами договора обеспечивает: своевременность передачи документов; отражение всех хозяйственных операций в бухгалтерском учете; непрерывность информационных потоков.
Заказчик должен требовать от исполнителя составления налогового и статистического календаря, а также графику составление и предоставление регистров учета, главной книги и отчетности с указанием ответственных лиц. Это обеспечит предоставление в установленные сроки всех форм отчетности и избежание начисления штрафных санкций.
