Оценивая преимущества услуг аутсорсинга по ведению бухгалтерского учета, нельзя забывать о существовании угрозы разглашения конфиденциальной информации предприятия-заказчика, что обосновывает необходимость ответственно подойти к заключению договора на предоставление аутсорсинговых услуг.
Важнейшим фактором, снижающим угрозу разглашения конфиденциальной информации предприятия-заказчика, является положение, регламентирующее ответственность исполнителя. Правильно построенная и взвешенная система наказаний и поощрений играет важную мотивационную роль для сосредоточения исполнителя на тех видах деятельности, имеющих исключительное значение для предприятия. Поэтому в договоре о предоставлении услуг по ведению бухгалтерского учета следует обязательно предусматривать как можно больше положений, касающихся ответственности заказчика и исполнителя. Обязательно должны быть предусмотрены соответствующие санкции за невыполнение условий договора в виде неустойки (штрафов, пени).
Для минимизации риска утечки или потери коммерческой тайны в ходе предоставления аутсорсинговых услуг актуальной является разработка и подписания Договора о неразглашении коммерческой тайны, который позволит предотвратить ее неправомерное использование и разглашение. В данном договоре обязательно следует предусмотреть, что за разглашение информации заказчика начисляются штрафные санкции.
Не помешает отдельно от договора приказом по предприятию определить перечень сведений, составляющих коммерческую тайну. В таком случае в договоре делается ссылка на приказ. С перечнем сведений следует ознакомить исполнителя под роспись.
Кроме перечня сведений, составляющих коммерческую тайну, важным является определение и закрепление перечня лиц, которые могут владеть, распоряжаться, пользоваться такой информацией у аутсорсера, определить правила обработки информации и права доступа к ней, а также установить прочие условия по сохранению коммерческой тайны. При таких условиях повышение ответственности предприятие-заказчик будет иметь право на юридическую защиту данных и сохранности имущества предприятия.
Понимание необходимости определения и закрепления различных уровней доступа к информации различными специалистами аутсорсинговой компании с четким указанием функций, которые они должны выполнять в рамках поставленных задач и уровней доступа, может уберечь предприятие-заказчика от неожиданных последствий со стороны лиц, которые желают завладеть коммерческой тайной.
